Convocatoria Pública No. 014 de 2004

LOTERIA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA.

TERMINOS DE LA CONVOCATORIA CONVOCATORIA PUBLICA No. 014 de 2004.

OBJETO: CONVOCATORIA PÚBLICA PARA LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE REVISORIA FISCAL

BOGOTÁ, D. C.,  JUNIO DE 2.004

 CAPITULO I
INFORMACION GENERAL

1.1. OBJETO DE LA CONVOCATORIA.
La Lotería Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., está interesada en recibir ofertas para contratar, en forma directa, la prestación de servicios de revisoría fiscal establecidas en el artículo 207 del Código de Comercio, y demás normas concordantes, entre otras, el artículo 80 de la Ley 190 de 1995.
1.2. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO
Para efectos fiscales, el valor estimado para la presente invitación es la suma de CINCUENTA MILLONES DE PESOS MCTE (.000.000,oo)  incluido IVA. Con este presupuesto La Lotería pretende contratar, la prestación de servicios de Revisoría Fiscal durante un periodo de nueve (09) meses, contados a partir del 1º de Julio del 2004 al 31 de marzo del año 2005,en razón a que corresponde a la Junta General de Socios, Organo competente para designar un nuevo Revisor Fiscal de acuerdo a lo establecido en el Literal “C” del artículo Décimo Cuarto (14) de los Estatutos de la Empresa, cumplir con tal designación. La propuesta presentada debe cubrir todos los costos establecidos en estos términos. Las ofertas cuyo valor total supere el presupuesto señalado, no serán consideradas para una eventual adjudicación del contrato
1.3. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
La escogencia del contratista se realiza directamente mediante esta Convocatoria, en atención a lo previsto en la Ley 80 de 1993, artículo 24, numeral 1º, literal a); en el Decreto 855 de 1994 y artículos 4, 10 y 11 del  Decreto 2170 de Septiembre 30 de 2002.
El régimen jurídico aplicable a este proceso de contratación y al contrato que se adjudique en virtud del mismo, es el previsto en este pliego de condiciones, en las disposiciones pertinentes de la Ley 80 de 1993 y en sus Decretos Reglamentarios.

En lo que las citadas disposiciones no regulen particularmente, se aplicarán las normas comerciales y civiles vigentes.
1.4. CONSULTA Y ADQUISICIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES
El pliego de condiciones podrá consultarse entre los días 10 al 17 de junio de  2004 entre las 8:00 a.m. y las 12:00 m  y entre las 2:00 p.m. y las 5:00 p.m. en la Secretaría General de La Lotería Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., calle 26 No.13 -19, Piso 23, Edificio Fonade -Bogotá. D. C.

Los Términos de la Convocatoria tienen un valor de CINCUENTA MIL PESOS MCTE (.000.00) M/L y podrán adquirirse a partir del 10 y hasta el 17 de  junio de 2004 entre las 8:00 a.m. y las 12:00 m  y entre las 2:00 p.m. y las 5:00 p.m. en la Secretaría General, previa presentación del recibo de caja de la Tesorería La Lotería Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., ubicada en la Calle 26 No. 13-19, Piso 23, Bogotá. D. C.

1.5. El 17 de junio, sólo se venderán pliegos hasta las 12:00 m. CIERRE DE LA CONVOCATORIA.
Se recibirán ofertas hasta el día jueves diecisiete (17) de junio de 2.004 a las 5:00 p. m, en la Secretaría General de la Lotería Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., ubicada en la calle 26 No 13-19, Piso 23, Bogotá, D. C. En esa  fecha y hora  vence el plazo para la entrega de las respectivas propuestas.

1.6. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Quien desee participar deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1.6.1. No hallarse incurso dentro de ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar a que se refieren la Constitución Política, los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.
Tratándose de Consorcios o Uniones Temporales, esta prohibición rige respecto de todos los miembros que los integren. El proponente declarará en la Carta de Presentación de la propuesta que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución y la Ley.
Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, este cederá el contrato previa autorización escrita de la Entidad contratante, y si ello no fuere posible renunciará a su ejecución.
1.6.2. El proponente deberá elaborar la propuesta de acuerdo con las pautas establecidas en este Pliego de Condiciones y anexar toda la documentación exigida.
1.6.3. Las personas jurídicas (nacionales y extranjeras) deberán acreditar que su duración no es inferior al plazo de ejecución del contrato y por lo menos un (1) año más. Las personas jurídicas que propongan en Consorcio o Unión Temporal, deberán cumplir individualmente con esta regla.
1.6.4. La propuesta deberá ser presentada oportunamente.
1.6.5. Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, para la celebración del contrato y para representarla judicial y extrajudicialmente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 22, numeral 22.4  de la Ley 80 de 1993. Los documentos otorgados en el exterior para acreditar lo dispuesto en
este numeral, deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia.
1.6.6. Cada proponente deberá presentar solamente una propuesta ya sea por sí solo o como integrante de un Consorcio o Unión Temporal.
1.6.7. Cada una de las hojas que conforman la propuesta y los documentos anexos; debe estar debidamente foliada, en orden consecutivo ascendente y rubricada por la persona que presenta la propuesta.

 
1.7. ESPECIFICACIONES DE LA REVISORIA
Las Especificaciones Técnicas de la revisoría fiscal que se debe prestar, se encuentran consignadas en Capitulo II de este documento.
1.8. COSTO DE PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
Serán de cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y elaboración de su propuesta.
1.9. RETIRO DE PROPUESTAS
Cualquiera de los Proponentes podrá solicitar a la Lotería el retiro de su propuesta, mediante escrito presentado y radicado en la Oficina de Correspondencia antes de la fecha y hora previstas para el cierre de la convocatoria. La propuesta será devuelta sin abrir, al momento del cierre de la convocatoria al proponente o a la persona autorizada al efecto por el proponente mediante escrito dirigido al Gerente de la Lotería.

1.10. VALIDEZ DE LA OFERTA.

La oferta tendrá una validez de treinta (30) días hábiles, contados a partir del diecisiete (17) de junio de 2.004, a las cinco (5:00 p.m.) de la tarde, fecha límite prevista para la entrega de las ofertas.
1.11. CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO.
La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas y las recomendaciones para la adjudicación del contrato no podrán ser reveladas a los proponentes ni a otra persona que no participe en dicho proceso, hasta tanto culmine el proceso de evaluación.

1.12. INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTE DOCUMENTO.

La información contenida en este documento, sustituye totalmente cualquier información que la Lotería La Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., o sus representantes puedan haber suministrado a los oferentes con anterioridad a la publicación de estos Términos, por cualquier medio impreso, escrito, oral o mecánico o electrónico.
 
Por consiguiente, cualquier información preliminar que los proponentes o cualquier otra persona o entidad interesada en el objeto de esta convocatoria hayan recibido, quedan sin valor y la Lotería La Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., no se hace responsable por su utilización.

CAPITULO II
PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA  – ASPECTOS TÉCNICOS

2.1. Los proponentes deben presentar la propuesta en sobre cerrado, en original y dos (2) copias y marcando: ORIGINAL, COPIA NO. 1, COPIA NO. 2. El original y las copias de la propuesta se presentarán escritos en cualquier medio mecánico, debidamente foliados, con idéntico contenido. Cada propuesta deberá indicar el nombre o nombres de los proponentes, su residencia, domicilio comercial y estar debidamente firmada por el representante legal. En la propuesta es indispensable colocar en forma clara y expresa el nombre y apellidos completos de quien la suscribe. Las modificaciones, aclaraciones o enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma al pie de la misma, por parte de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta. Sin este requisito, las modificaciones, aclaraciones o enmiendas no se considerarán válidas. Si se presenta alguna discrepancia entre el original de la propuesta y las copias, prevalecerá el texto del original.

Los sobres deben:
 
a) Dirigirse a la LOTERÍA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA., ubicado en la Calle 26 No. 13-19, Piso 23, Bogotá D. C.
 b) Indicar: “...PROPUESTA PARA LA CONVOCATORIA PUBLICA No. 014  DE 2.004 PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DE REVISORIA FISCAL DURANTE LOS MESES DE JULIO A DICIEMBRE DE 2.004 Y ENERO A MARZO DE 2.005”.
2.1 . IDIOMA DE LA PROPUESTA
La propuesta, y todos los documentos que la integren, deberán estar escritos en idioma castellano. Por lo tanto, los documentos en idioma extranjero deberán venir acompañados de traducción simple, salvo en los casos en que la ley exija traducción oficial.

2.2. ENTREGA DE LA PROPUESTA

La propuesta debe ser entregada personalmente por el representante legal del proponente o la persona debidamente autorizada por escrito, para tal efecto. No se aceptarán propuestas enviadas por correo, ni entregadas con posterioridad al día Diecisiete (17) de Junio de 2.004 a las cinco (5:00) p. m, fecha de cierre prevista para el efecto.

En estos eventos, se devolverá la propuesta sin abrir, con una comunicación dirigida al proponente, en la que se explicarán las razones que motivan la devolución.
2.3. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá integrarse con los documentos que se relacionan a continuación, y la omisión de aquellos necesarios para determinar el cumplimiento de las condiciones previas para evaluar o para la comparación de las propuestas, impedirá tenerla en cuenta para su evaluación y posterior adjudicación, de conformidad con la Ley 80 de 1993, Artículo 25, Numeral 15, inciso segundo.
2.3.1. Carta de Presentación de la Propuesta. Debe presentarse de acuerdo con el modelo suministrado por la Lotería, firmada por la persona natural proponente, o por el representante legal de la sociedad, consorcio o unión temporal proponente, indicando su nombre, documento de identidad y demás datos requeridos en el formato suministrado con este Pliego de Condiciones.
2.3.2. Certificado de existencia y representación legal. La persona jurídica proponente, o integrante de la unión temporal o consorcio, deberá comprobar su existencia y representación legal mediante certificado expedido por la cámara de comercio, con fecha no mayor a treinta (30) días calendario de antelación al recibo de las ofertas, en el que conste, además:
• Que fue constituida, cuando menos hace  dos (2) años, tomando como referente para este calculo, la fecha de apertura de esta Convocatoria.
• Su objeto social o actividad económica el cual debe tener relación directa con el objeto de la presente convocatoria, esto es con la prestación de servicios de revisoría fiscal.
• La duración de la persona jurídica, la cual no podrá ser inferior al término de ejecución del contrato, y un (1) año más, contados a partir de la fecha de recibo de las ofertas.

El nombre de la persona que firma la propuesta debe aparecer en el Certificado de Cámara de Comercio, como representante legal.

En el evento de que la propuesta esté firmada por una persona diferente del representante legal, así sea el suplente, necesariamente debe anexar una constancia del órgano de administración competente de la sociedad, según su naturaleza jurídica y estatutos, que indique el nombre de la persona que ejerce en la fecha de presentación de la propuesta, las funciones de representante legal y, por tanto, se encuentra debidamente facultado para firmar la propuesta.

Cuando el representante legal de la persona jurídica tenga restringidas o limitadas sus facultades para representar, comprometer y contraer obligaciones en nombre de la misma, necesariamente debe adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual se amplíen las facultades que se encuentran limitadas en el certificado de Cámara de Comercio y conste que está autorizado para presentar la oferta y firmar el contrato en el evento que se le adjudique.

Las personas jurídicas miembros de Consorcios y Uniones Temporales, deben comprobar su existencia y representación mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio correspondiente.

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia.

2.3.3. Documento de integración del Consorcio o de la Unión Temporal. En los eventos previstos en el Artículo 7º de la Ley 80 de 1993, el proponente deberá presentar el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal en el cual deberá cumplirse lo siguiente:
• Expresar si la participación es a título de Consorcio o de Unión Temporal. Si se trata de Unión Temporal, sus miembros deberán señalar los términos y extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito del Lotería. La omisión de este señalamiento, hará que La Lotería entienda que la propuesta está presentada por un Consorcio.

• Hacer la designación de la persona que tendrá la representación legal del Consorcio o de la Unión Temporal.

2.3.4. Garantía de seriedad de la propuesta con su respectivo recibo o constancia de pago de la prima. Con el fin de garantizar la irrevocabilidad de la oferta durante todo el tiempo que dure el proceso de selección, y de asegurar la firma y perfeccionamiento del contrato por parte del proponente favorecido con la adjudicación, la propuesta deberá acompañarse de una garantía bancaria o de una póliza de seriedad de la oferta a favor de entidades estatales, otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La garantía deberá constituirse conforme las siguientes características:
• Asegurado/Beneficiario: Lotería Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda.
• Cuantía: Diez por ciento (10%) del presupuesto oficial.
• Vigencia: Tres (3) meses, contados a partir de la fecha de cierre de la convocatoria. En caso de prorrogarse el plazo de la convocatoria el proponente deberá mantener vigentes todos los plazos y condiciones originales de su propuesta y renovar o ampliar la validez de la garantía de seriedad por el término adicional que señale la Lotería. Los gastos que ocasione la renovación o ampliación correrán por cuenta del proponente.
• Tomador/Afianzado: Si el proponente es una persona jurídica, la póliza o garantía deberá tomarse con el nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la cámara de comercio, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa manera. Cuando la propuesta se presente en consorcio o unión temporal, la póliza deberá tomarse a nombre de sus integrantes, y no a nombre de los representantes legales.

El proponente adjudicatario se compromete a mantener vigente la garantía de seriedad de la propuesta hasta cuando se encuentre perfeccionado el contrato.

La Lotería, devolverá al adjudicatario la garantía de seriedad de la propuesta, cuando  esté perfeccionado el contrato. A los oferentes no favorecidos se les devolverá dentro del mes siguiente a la adjudicación del contrato.

• 2.3.5. Experiencia del Proponente en Contratos. Con el fin de acreditar experiencia el proponente debe relacionar en el Anexo correspondiente, mínimo dos (2) y máximo cinco (5) contratos cuyo objeto sea Revisoría Fiscal.
La información consignada en el anexo de que trata este numeral debe acreditarse mediante certificaciones o constancias expedidas por el contratante o por quien éste o la ley hubieren facultado para ello, donde conste la ejecución, cumplimiento, y valor del servicio prestado.

En cualquier caso el proponente deberá anexar a la certificación, las aclaraciones sobre la información que no aparezca en ella, debidamente certificada por la Entidad contratante que expide la constancia.

Tratándose de consorcios o uniones temporales, entre ambos integrantes deben presentar las cinco (5) certificaciones exigidas y cada uno de sus integrantes debe relacionar por lo menos un (1) contrato que cumpla las condiciones establecidas  en este  numeral. Si presentaren certificaciones a
nombre de consorcio o unión temporal se deberá expresar el porcentaje de participación de cada uno de los miembros.

2.3.6. Oferta Económica. El proponente indicará los costos totales de la oferta de los servicios que propone prestar e incluirá como mínimo:
a.) Valor ofrecido incluyendo I.V.A.
b.)Todos los gastos e impuestos que se causen con ocasión del perfeccionamiento y ejecución del contrato.

El proponente deberá ajustar al peso los precios unitarios, bien sea por exceso o por defecto; en caso contrario, la Lotería efectuará dicho ajuste.
El proponente deberá pagar el impuesto de timbre nacional, los gastos de publicación del contrato en el  Diario Oficial, cuando así lo requiera y los demás costos que se causen dentro del trámite de legalización del mismo, en caso de ser adjudicatario del contrato.

Por ser relevantes, a continuación se relacionan algunos de los aspectos que se deben tener en cuenta, por parte del proponente, para determinar el precio de la oferta:

2.3.6.1.  Información Previa. Es necesario, estudiar la información relacionada en las presentes especificaciones técnicas, a efectos de familiarizarse con las condiciones técnicas y administrativas necesarias para ejecutar el objeto del contrato.
2.3.6.2. Impuestos, tasas y contribuciones. Al formular la oferta, el proponente deberá tener en cuenta todas las contribuciones fiscales y parafiscales (impuestos, tasas, etc.), establecidas por las diferentes autoridades nacionales, departamentales, distritales o municipales. Por lo tanto, los precios que se propongan deberán considerar este concepto.
2.3.6.3. Garantía. Será de cargo del proponente favorecido con la adjudicación, el costo de la garantía única estipulada en las condiciones del contrato, capítulo V, de estas especificaciones técnicas.
2.3.6.4. Salarios y Prestaciones. Todos los sueldos, jornales, horas extras y prestaciones sociales del personal vinculado para la asistencia técnica requerida para el desarrollo de las actividades descritas.

2.3.7. Programa General de Actividades.

El proponente deberá presentar con su propuesta, un cronograma y programa general para que contenga las actividades y trabajos que debe realizar con ocasión de la eventual adjudicación del contrato.

2.3.8. Condiciones financieras.
:
- Balance General a 31 de diciembre del año 2.003.
- Estado de resultados a 31 de diciembre del año 2.003.
- Fotocopia de la declaración de renta a 31 de diciembre de 2003.
- Copia de la Tarjeta Profesional del contador  público y del revisor fiscal si es del caso, y copia del certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, con una vigencia no superior a tres (3) meses que se encuentre vigente a la fecha de adjudicación del presente contrato.
Las cifras contenidas en todos los anteriores documentos deberán ser presentadas en pesos colombianos o en su defecto, en la respectiva conversión.  El balance general, el estado  de resultados y la declaración de renta deberán estár firmados por el proponente si es una persona natural, o por el representante legal si se trata de una persona jurídica, y en ambos casos por el contador público.  Adicionalmente deberán estár firmados y dictaminados por el revisor fiscal cuando el proponente estuviere obligado a ello.
2.3.9.  Referencias Comerciales y Bancarias. Una (1) referencia comercial en las que aparezca el nombre, actividad mercantil y dirección de quien la expida, indicando los negocios realizados con el Oferente. Así mismo, deberá adjuntar una (1) referencia bancaria, con una fecha de expedición no superior a treinta (30) días.

2.3.10.  Organización Interna. El proponente deberá elaborar y presentar con su propuesta, un organigrama y la descripción de la organización interna, con énfasis en el departamento contable.

2.3.11.  Manifestación expresa. El proponente deberá declarar en forma expresa en el texto de la propuesta, que se compromete con la Lotería en forma integral a cumplir con todas las funciones de revisoría fiscal establecidas en el artículo 207 del Código de Comercio, y demás normas concordantes, entre otras, el artículo 80 de la Ley 190 de 1995; en tal condición realizará las siguientes actividades: a) Auditoría Financiera:  A través de la cual expresará su opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros emitidos por la Lotería a 31 de diciembre de 2.004, de acuerdo con los principios de contabilidad  generalmente aceptados en Colombia para las Entidades Públicas. b) Auditoría de Cumplimiento: Consistente en el dictamen, acerca del cumplimiento por parte de los Administradores de la Lotería, de las normas legales y contractuales, los estatutos sociales, las decisiones y determinaciones de la Junta General y de la Junta Directiva. Esta auditoría conlleva, entre otras cosas, el examen de la manera como se han cumplido las reglas aplicables a los libros de contabilidad, a los comprobantes y soportes de las cuentas, a los libros de actas y a la correspondencia. c) Auditoría sobre el Control Interno:   En virtud de ello, conceptuará sobre su funcionamiento y adecuación. El alcance de este trabajo no excederá la revisión que del control interno se efectúa usualmente en desarrollo de una auditoría financiera. Para tal efecto hará énfasis en las medidas y disposiciones legalmente adoptadas para asegurar la conservación y el control de los bienes y valores   sociales  de  la  Lotería  y de los de  terceros que se encuentren  en su poder. d) Auditoría  de Gestión: Mediante ella se evaluará el grado de eficiencia y eficacia con  que  se  manejan  los  recursos  disponibles en la Lotería y el logro de los objetivos previstos por  ésta. e) Auditoría de Sistemas: Que supone de una parte, el análisis de los procesos identificados como críticos, descripción de los procesos y tiempo de información entre ellos, nivel de soporte tecnológico actual y de satisfacción de las áreas usuarias. Así mismo, se requiere de la definición en términos de modelos y procesos y de requerimientos funcionales, el sistema de información requerido por la Entidad, que responda a los objetivos misionales agregando valor y soportando eficientemente el desarrollo de dichos objetivos para definir las respectivas condiciones y recomendaciones. f) Expedir  las certificaciones  que exijan las  normas jurídicas vigentes, las que soliciten los Miembros de la Junta de Socios, Junta Directiva, o el Gerente de la Lotería, relacionadas con la aclaración de información sobre manejo de los recursos,  y demás aspectos que competen a la naturaleza de la revisoría, especialmente sobre las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia Nacional de Salud; g) Ejecutar seguimiento de las recomendaciones tendientes a mejorar la estructura y funcionamiento del control interno; h) Revisar y firmar desde el punto de vista de revisoría fiscal las declaraciones tributarias: retención en la fuente, impuesto de timbre e industria y comercio, y todas las demás declaraciones y certificaciones, que la Lotería este obligada a presentar. i) Presenciar el proceso de devolución de la billetería que se adelanta en las instalaciones de La Lotería, en cada uno de los sorteos programados; j) Presenciar y verificar el proceso de sellamiento y levantamiento de sellos de las ruedas fichet y el escrutinio de los premios y todas las demás obligaciones que se deriven de la propuesta presentada, documento que hace parte del contrato.

2.4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUERIDAS. Para verificar que la propuesta se ajusta a todas y cada una de las especificaciones técnicas solicitadas y a las obligaciones que debe cumplir el adjudicatario del contrato, las ofertas deben contener los siguientes documentos e información:
2.4.1. Objeto. La propuesta deberá contener, las condiciones generales y específicas planteadas por el proponente, para el desarrollo, ejecución y cumplimiento del objeto contractual.
2.4.2. Capacidad Operativa. El proponente deberá indicar claramente su capacidad operativa, esto incluye por supuesto, la destinación de recursos humanos que planea dedicar para el desarrollo y ejecución del contrato. La dedicación deberá ser expresada en términos de hora-día x funcionario.
 Así mismo, debe incluir dentro de la propuesta el diseño organizacional propuesto, que contenga relación del equipo de trabajo básico conformado, por Un Abogado, Un Revisor Fiscal, Un Ingeniero de Sistemas y un Auxiliar, se debe anexar la Hoja de sus integrantes con los debidos soportes.
2.4.3.  Programa o Plan de Trabajo. Elaboración y presentación de un programa o plan de trabajo general, que incluya las principales tareas a realizar en cumplimiento de las labores propias de la revisoría y su respectivo cronograma.
Si las labores que constituyen el objeto del contrato que se pretende celebrar, causan impuesto al valor agregado, el proponente deberá indicarlo claramente en la propuesta.

CAPITULO III
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

Una vez efectuada la apertura de las propuestas, La Lotería procederá a realizar el análisis jurídico, técnico, económico y financiero de los documentos que las integran, con el fin de asignarles la calificación que les corresponda de acuerdo con  la  Ley  y  las  exigencias  de  estos  Términos.  Los  estudios  necesarios para la  evaluación  de  las  propuestas  se realizarán dentro de los cuatro (4) días  hábiles siguientes a la fecha de cierre de la Invitación, o sea entre el 18 y el 24 de junio de 2.004. Luego de tal estudio, se seleccionaran aquellas propuestas hábiles  a fin de someterlas a consideración de la Junta General de Socios, quien de acuerdo con lo establecido en el Literal ‘c’ del Artículo Décimo Cuarto de los estatutos de la Empresa, es el órgano competente para designar el nuevo Revisor Fiscal.

Las ofertas que se evaluarán serán aquellas en las que los oferentes hayan cumplido con los requisitos  solicitados en estos Términos. Previa a la ponderación de los factores establecidos como criterios de evaluación, La Lotería verificará que la propuesta contenga la documentación e información, solicitada en los numerales  2.1.,  2.2., 2.3. y  2.4.

Durante el análisis de las ofertas no se permitirá intervención alguna por parte de los oferentes, de sus apoderados, Representantes Legales y/o particulares.

LA LOTERIA se reserva el derecho de verificar la información que los proponentes hayan consignado y aportado con sus ofertas a fin de calificar aspectos relacionados con los Términos de esta Invitación; en ese sentido LA LOTERÍA podrá designar funcionarios para que realicen visitas a las instalaciones de los proponentes. Así mismo, podrá obtener por cualquier medio idóneo la información que requiera para constatar la veracidad la información consignada en la propuesta y la autenticidad de los documentos aportados con la misma, tales como certificados, referencias, etc.

LA LOTERÍA comprobará la exactitud de la información consignada en cada propuesta y si considera que existen inconsistencias, fallas u omisiones, podrá solicitar a los oferentes las aclaraciones y explicaciones que estime pertinente; dichas aclaraciones y demás solicitudes que realice LA LOTERÍA, deberán ser resueltas por el proponente dentro del término que para ello determine la Entidad.

En atención a lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 4º del Decreto 2170 de septiembre 30 de 2.002, los aspectos jurídicos, financieros, administrativos y operacionales no tiene calificación, su evaluación consistirá en determinar si CUMPLE o NO CUMPLE.

3.1. FACTORES DE ANÁLISIS.
El análisis comparativo de las ofertas, tenderá a la aplicación ponderativa de los factores de capacidad técnica, experiencia y cumplimiento, en concordancia con lo establecido en los numerales 2º y 4º del artículo 4º del Decreto 2170 de septiembre 30 de 2002.

3.1.1. Capacidad Técnica y Operativa.

Se analizará fundamentalmente, la experiencia, su capacidad operativa para la ejecución eficaz y eficiente del objeto contractual y el programa general de actividades solicitado en el numeral 2.3.7. de estos términos.

3.1.2. Aspectos Administrativos.
En este criterio se tendrá en cuenta la estructura organizativa y los aspectos logísticos de apoyo a la parte de revisoría fiscal, para brindarle a la Lotería seguridad en el cumplimiento idóneo del objeto contractual.

Las propuestas serán evaluadas teniendo en cuenta los FACTORES DE EVALUACIÓN, que a continuación se desarrollan, sobre una asignación máxima total de mil (1.000) puntos distribuidos así:

ASPECTOS ECONÓMICOS  100 PUNTOS
ASPECTOS TÉCNICOS  900 PUNTOS
 TOTAL 1000 puntos

3.2. ASPECTOS ECONÓMICOS      100 puntos

3.2.1. Valor de Total de la Propuesta.     100 puntos
 Se calificará con fundamento en la oferta más económica.
3.3.  ASPECTOS TÉCNICOS      900 puntos

3.3.1 Experiencia        200 puntos

Se calificará en este punto la experiencia que tenga el oferente en la ejecución de contratos de revisión fiscal, mínimo durante cinco (5) años.

3.3.2.  Cumplimiento de Contratos.       200 puntos
Se calificará en este factor, el buen manejo, desempeño y cumplimiento que demuestre haber tenido el oferente en otros contratos de revisoría fiscal, teniendo en cuenta la información solicitada en el numeral 2.3.5.

3.3.3. Plan de Trabajo y Metodología.     300 puntos

Se calificará en este factor, los objetivos que orientarán el desarrollo del trabajo, procesos que adelantarán, organización, cronograma de actividades, técnicas a utilizar para el abordaje y estudio de las áreas.

3.3.4 Experiencia Equipo de Trabajo.     200 puntos

Se analizarán las hojas de vida de todas las personas del nivel profesional que conforman el grupo de trabajo, las cuales deberán ser aportadas por el proponente.
3.4.  ADJUDICACIÓN
 La adjudicación procederá una vez realizada la elección y designación del oferente seleccionado por parte de la Junta General de Socios en la reunión ordinaria que con este único fin  se llevara a cabo el día veintinueve (29) de junio del año en curso , conforme  a  lo  preceptuado  en el Literal “c’” del Artículo Décimo Cuarto de los estatutos de la Lotería. La adjudicación es irrevocable y obliga a la Lotería y al adjudicatario.

3.4.1. Autoridad Competente para Adjudicar

El Gerente de la Lotería adjudicará el Contrato de Prestación de Servicios de Revisoría Fiscal, mediante resolución debidamente motivada que se notificará personalmente al ofertante seleccionado, en la forma y términos establecidos para los actos administrativos.

3.4.2. Efectos de la Adjudicación

Notificada la resolución en forma legal, el adjudicatario se obliga con la Lotería a firmar el contrato dentro del plazo previsto para este efecto. Para su ejecución deberá constituir la Garantía Única de Cumplimiento, publicar el contrato en el Diario Oficial y asumirá los costos necesarios para la legalización y ejecución del mismo.
3.5. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PARA CONSTITUCIÓN DE LAS GARANTÍAS.

 El proponente favorecido deberá presentarse a suscribir el contrato respectivo el día miércoles 30 de Junio/2004, día en el cual se hará la comunicación de la adjudicación, la firma del contrato y la constitución y estudio de las garantías presentadas para tal fin.

CAPITULO IV
PROPUESTAS ALTERNATIVAS Y PROPUESTAS PARCIALES
4.1.  PROPUESTAS ALTERNATIVAS.
Todas las propuestas deben ajustarse a los Términos de la Invitación. No.014/2004, se aceptarán propuestas que no cumplan con todas las especificaciones de los Términos.
4.2.  PROPUESTAS PARCIALES.
No se aceptarán propuestas parciales para esta Convocatoria.

CAPITULO V
CONDICIONES DEL CONTRATO

5.1. PLAZO DEL CONTRATO
El plazo o término de duración de la prestación de los servicios de Revisoría Fiscal, será de nueve (9) meses, contados a partir del perfeccionamiento y cumplimiento de requisitos de ejecución del contrato, por parte del oferente que resulte seleccionado por la Junta, para prestar el servicio de Revisoría Fiscal a la Lotería, a partir del 01 de Julio del 2004 hasta el 31 de Marzo de 2.005.
5.2.  FORMA DE PAGO
La Lotería pagará el valor del contrato en pagos sucesivos mensuales, correspondientes a los servicios prestados acumulados durante el periodo facturado, y  agotado el trámite administrativo para el pago, contra presentación de las facturas y Certificación expedida por el Interventor del Contrato. La Lotería, reconocerá intereses por la mora en el pago de las facturas del uno por ciento (1.0) mes vencido sobre capital, por culpa atribuible a la Entidad, siempre y cuando no se presenten causas ajenas a su voluntad.
 
 Como requisito indispensable para el último pago se debe presentar la liquidación del contrato, suscrita por el contratista, el interventor y aprobada por el Gerente del Lotería.
 
5.3. REAJUSTE DE PRECIOS

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de1993, se podrán revisar los precios para mantener la ecuación contractual, cuando la igualdad o equivalencia se rompa por causas no imputables al contratista, siempre y cuando este lo demuestre y sean debidamente probadas por La Lotería. En caso de no llegar a un acuerdo entre las partes, se convocará un Tribunal de Arbitramento, designado por la Cámara de Comercio de la ciudad de Bogotá a solicitud de cualquiera de las partes.
5.4. GARANTÍAS CONTRACTUALES
El contratista se obligará a constituir a favor de La Lotería, una garantía única, la cual podrá consistir en una garantía bancaria o en una póliza de seguro, que ampare:
a) El cumplimiento del objeto del contrato, el pago de las multas y demás sanciones que se le impongan, por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%), del valor total  del contrato y con una vigencia igual al plazo del contrato y seis (6) meses más.
b) La calidad del servicio prestado por una cuantía igual al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato; con una duración igual a la vigencia del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la suscripción del contrato por las partes.
c) El pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que el contratista haya de utilizar para la ejecución de las obligaciones derivadas del contrato, por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del mismo, con una duración igual a la vigencia del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la expedición de la garantía única.
5.5.  CESIONES Y SUBCONTRATOS
 El contratista no podrá ceder, ni subcontratar con persona natural o jurídica alguna, nacional o extranjera, sin previo consentimiento expreso y por escrito de la Lotería, pudiendo esta, reservarse las razones que tenga para negar la autorización de la cesión o el subcontrato.
5.6.  IMPUESTOS
 El contratista pagará todos los impuestos, tasas y similares que se deriven de la celebración y ejecución del contrato, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.
5.7.  VIGILANCIA Y CONTROL
 La Supervisión será ejercida por el Gerente de la LOTERÍA. El Supervisor está autorizado para impartir instrucciones al Contratista sobre asuntos de su responsabilidad, relacionados con la prestación del servicio y éste estará obligado a cumplirlas.
5.8.  MULTAS
 En caso de que el contratista se constituya en mora o incumpla injustificadamente total o parcialmente las obligaciones que asume en virtud del contrato, La Lotería podrá imponerle, mediante resolución motivada, multas sucesivas y diarias por el 0.5% del valor total del contrato por cada día de retardo, sin exceder el 10% del valor
 del mismo y sin perjuicio de hacer efectiva la sanción pecuniaria prevista en el numeral 5.10.  Penal Pecuniaria o de proceder a la declaratoria de caducidad del contrato.
5.9.  CLAUSULA PENAL PECUNIARIA
 En caso de incumplimiento definitivo por parte del contratista, de cualquiera de las obligaciones contraídas con la suscripción del contrato o de declaratoria de caducidad; EL CONTRATISTA conviene en pagar a la LOTERIA, a título de pena, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, suma que La LOTERIA hará efectiva mediante el cobro de la garantía única de cumplimiento o de los saldos que adeude al CONTRATISTA, si los hubiere, a su elección; para lo cual se entiende expresamente autorizado con la suscripción del contrato; si esto no fuere posible, se cobrará por vía judicial. La aplicación de la cláusula penal no excluye la indemnización de perjuicios.
5.10.  CLÁUSULAS EXCEPCIONALES
Se entienden incluidas y por tanto, aplicables al contrato, las disposiciones contenidas en los artículos 15, 16,17 y 18 de la Ley 80 de 1993.
5.11.  LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
 Estará sujeta a lo dispuesto en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993, para lo cual se establece un término de cuatro (4) meses, contados a partir de la terminación del contrato por cualquier causa.

CAPITULO VI
CAUSALES PARA LA NO ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO Y DE RECHAZO DE LAS OFERTAS.

6.1. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS.

Se rechazarán las ofertas o cotizaciones en cualquiera de los siguientes eventos:

• Las que no cumplan con los requisitos o no contengan los documentos necesarios para la comparación de ofertas o cotizaciones indicados en los numerales 2.1, 2.2, 2.3 y 2.4 de estas condiciones.

• Las que contengan documentos o datos falsos o inexactos.

• Las presentadas extemporáneamente o por  persona diferente del proponente o su apoderado debidamente facultado.

• Cuando cualquiera de los documentos presente tachones borrones, enmendaduras o interlineaciones, a menos que aparezcan, salvadas y con las debidas aclaraciones.

• Cuando la propuesta económica presentada supere el Presupuesto aprobado para la Invitación 014/2004.

• Cuando la oferta no estuviere firmada por el oferente, representante legal o persona autorizada para ello.

Las demás que se encuentren consagradas en la Constitución Nacional, la Ley o el marco normativo y residual.

6.2.  CAUSALES PARA NO ADJUDICAR LA PRESENTE CONTRATACIÓN

• Cuando la Junta General de Socios no seleccione ninguna de las ofertas presentadas a consideración.
 
• Las consagradas en la Ley 80 de 1993

• Cuando ninguna de las ofertas se ajustare a los términos de referencia.

• Cuando las ofertas induzcan a error y no permitan su escogencia en forma clara y concreta para la entidad.

• Cuando los ofrecimientos no contengan reglas claras y completas que permitan una escogencia objetiva de la oferta más favorable.

Cordialmente,

HENRY SILVA MECHE
Gerente General

MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

 Ciudad y fecha ______________________________

 Señores
 Lotería Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda.
 Calle 26 No.13-19 piso 23
 Ciudad.
 
El suscrito  ___________________ obrando en su calidad de ________, en nombre y representación de ___________ con domicilio en ___________, debidamente autorizado por la Junta de Socios (si es el caso), someto a consideración de la Lotería la Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., una propuesta para el 

 Así mismo, declaro:
 
1.Que en caso de ser favorecidos con la adjudicación, suscribiré el contrato respectivo, obligándome a constituir las garantías exigidas en los pliegos de condiciones.
2.Que he estudiado el pliego de condiciones y sus anexos aceptando integralmente los requisitos y condiciones en ellos contenidos.
3.Que la información aportada con los documentos incluidos en esta oferta me compromete y garantiza la veracidad de las informaciones y datos de la oferta.
4.Que ninguna entidad o persona diferente al suscrito tiene interés en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive.
5.Declaro no hallarme incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades señaladas por la Constitución Política, por la Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias y complementarias que me impidan participar en la presente Invitación y suscribir el contrato.

Atentamente,

FIRMA
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL O PERSONA NATURAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
DIRECCION
TELEFONO

ANEXAR: Autorización para firmar la oferta ( Si es del caso).
 

EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

No. EMPRESA O ENTIDAD CONTRATANTE CONTRATO No. OBJETO FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN VR. TOTAL EJECUTADO ($) INCLUIDO IVA VR. TOTAL EJECUTADO ($) INCLUIDO IVA EN SMMLV
1.
     
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