Convocatoria Pública No. 013 de 2004

CONVOCATORIA PÚBLICA CON EL OBJETO DE CONTRATAR LA COMPRA DE  ELEMENTOS DE OFICINA Y PAPELERIA MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA.

BOGOTÁ, D. C., JUNIO DE 2.004

CAPITULO I
INFORMACIÓN GENERAL

1.1 OBJETO DE LA INVITACIÓN

LA LOTERÍA LA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA., que en adelante se denominará LA LOTERÍA, está interesada en recibir, propuesta para seleccionar, mediante el procedimiento de contratación directa, el (los) oferente (s) a quien (es) concederá el contrato de la compra de papelería y elementos de oficina; elementos detallados en el presente documento.

1.2  PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO

La Lotería cancelará el valor del contrato con cargo al rubro No. 0305161401 expedido por la División de Presupuesto el 11 de mayo de 2004. En consecuencia se cuenta con una disponibilidad de  VEINTIDÓS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS (’ 500.000,oo) MCTE, incluido IVA, valor que corresponde al presupuesto oficial estimado. El costo de la oferta no podrá en ningún caso exceder el valor de la disponibilidad presupuestal; de lo contrario la propuesta no será considerada para la adjudicación del contrato.

1.3 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

La escogencia del contratista se realiza directamente mediante esta invitación, en atención a lo previsto en la Ley 80 de 1.993, artículo 24 numeral 1°, literal m); en el Decreto 855 de 1.994, articulo 18 y demás normas concordantes.

1.4  CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES:  
La Lotería pagará al contratista valor del presente contrato, una vez se haya suministrado a LA LOTERÍA, los bienes, de acuerdo a as siguientes características, especificaciones y cantidades
UNIDAD ARTICULO
600 SOBRES MANILA CARTA
2500 SOBRES MANILA OFICIO
5,000 SOBRE MANILA RADIOGRAFIA
150 BOLIGRAFOS KILOMETRICO NEGRO
30 CAJAS X 10 DISKETTES
80 BLOCK CANARIO
60 ROLLOS CINTA SELLA CAJA
500 FOLDER COLGANTE
500 FOLDER CELUGUIA
280 RESMAS PAPEL FOTOCOPIA CARTA
500 RESMAS PAPEL FOTOCOPIA CARTA
60 CAJAS GANCHO LEGAJADOR
50 MARCADORES NEGRO PERMANENTE
100 UNIDADES POST IT PEQUEÑO
40 CASSETTES
100 FOLDERES AZ OFICIO
80 ROLLOS BOND 57mmx28mm calculadora

UNIDAD ARTICULO
120 ROLLOS  PARA FAX NORMA
70 UNIDADES PEGASTIC
60 UNIDADES CORRECTOR LIQUIDO
50 MINAS PARA PORTAMINAS
100 CINTA PEGANTE PEQUEÑA
40 CAJAS PAPEL 14 7/8 X 11 SIN COPIA
25 CAJAS PAPEL CONTINUO UNA PARTE
10 CAJAS PAPEL CONTINUO DOS PARTES
10 CAJAS GANCHOS PARA VELOBIND

1.5.  LUGAR DE EJECUCIÓN
El proceso se llevará a cabo en las Oficinas de la Lotería la Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., ubicada en la  calle 26 No. 13-19 piso 23.
La propuesta deberá entregarse en la Secretaría General de la Entidad, a partir del día primero 1° de junio al día jueves 3 de junio de 2.004.
CAPITULO II
PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA

Los proponentes deben presentar la propuesta en sobre cerrado, en original y dos (2) copias y marcado: ORIGINAL, COPIA 1 y COPIA No. 2. El original y las copias de la propuesta se presentarán escrito s en cualquier medio mecánico, debidamente foliados, con idéntico contenido. Cada propuesta deberá indicar el nombre o nombres de los proponentes, su residencia, domicilio comercial y estar debidamente firmada por el representante legal. En la propuesta es indispensable colocar en forma clara y expresa el nombre y apellidos completos de quien la suscribe. Las modificaciones, aclaraciones o enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma al pie de la misma, por parte de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta. Sin este requisito, las modificaciones, aclaraciones o enmiendas no se considerarán válidas. Si se presenta alguna discrepancia entre el original de la propuesta y las copias, prevalecerá el texto original.

Los sobres deben:
a) Dirigirse a LOTERÍA LA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA., ubicada en la Calle 26 No. 13-19, piso 23, Bogotá, D. C.
b) Indicar. “PROPUESTA PARA LA INVITACIÓN No. 013. COMPRA DE PAPELERIA Y ELEMENTOS DE OFICINA.

2.1. ENTREGA DE LA PROPUESTA.

La propuesta deber ser entregada personalmente por el representante legal del proponente o la persona debidamente autorizada para tal efecto. No se aceptarán propuestas enviadas por correo, ni extemporáneas, esto es, entregadas con posterioridad a la fecha prevista para el cierre de la invitación.
En estos eventos, se devolverá la propuesta sin abrir, con una comunicación dirigida al proponente, que explicará las razones que motivan la devolución.

Las ofertas o cotizaciones no podrán ser modificadas, adicionadas ni complementadas con posterioridad a la hora y fecha de su entrega.

2.2. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA

La propuesta deberá integrarse con los documentos que se relacionan a continuación, y la omisión de aquellos necesarios para determinar el cumplimiento de las condiciones previstas para evaluar o para comparación de las propuestas, impedirá tenerla en cuenta para su evaluación y posterior adjudicación, de conformidad con la Ley 80 de 1.993, Artículo 25, numeral 15, inciso segundo.

2. 2. 1 Carta de presentación de la propuesta. Debe presentarse de acuerdo con el modelo suministrado por LA LOTERÍA, firmada por la persona natural proponente o por el representante legal de la sociedad o consocio, unión temporal o sociedad de fin específico del proponente, indicando su nombre, documento de identidad y demás datos requeridos en el formato suministrado con estos términos.

2. 2. 2  Certificado de existencia y representación legal. La persona jurídica proponente, o integrante de la unión temporal o consorcio, deberá comprobar la existencia y representación legal mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio con fecha no mayor a treinta (30) días calendario de antelación al recibo de las ofertas, en el que conste, además:

a) Su objeto social el cual debe tener relación directa con el objeto de la presente INVITACIÓN.

b) La duración de la persona jurídica, la cual no podrá ser inferior al término de ejecución del contrato, y un (1) año más, contados a partir de la fecha de recibo de las ofertas.
El nombre de la persona que firma la propuesta debe aparecer en el Certificado de Cámara de Comercio, como representante Legal.

CAPITULO III
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

Una vez efectuada la apertura de las propuestas se procederá a realizar el acta de cierre y el día viernes cuatro (4) de junio; La Lotería procederá a adelantar el análisis jurídico y financiero de cada una de los documentos que integran las propuestas, con el fin de determinar de acuerdo con la Ley y los requisitos establecidos en los presentes términos, cuál es la propuesta que cumple con requisitos.  En caso de que se presente alguna duda al momento de realizar la adjudicación correspondiente, se resolverá con base en lo establecido en la Ley 80 y demás normas concordantes.

Durante el análisis de las ofertas no se permitirá intervención alguna por parte de los oferentes, de sus apoderados, Representantes Legales y/o particulares.

3.1 ADJUDICACIÓN
La adjudicación procederá una vez realizada la comparación de las ofertas o cotizaciones, seleccionado aquella que resulte mas favorable para los intereses de la Lotería conforme a lo preceptuado en la Ley 80 de 1.993. La adjudicación se hará mediante oficio que se comunicará al proponente favorecido. La adjudicación es irrevocable  y obliga a la Lotería y al Adjudicatario.

3. 2. AUTORIDAD COMPETENTE PARA ADJUDICAR

El Gerente de La Lotería adjudicará el contrato de Compra de Papelería y elementos de oficina, mediante resolución debidamente motivada, acto administrativo que deberá surtirse al día hábil siguiente a la evaluación y el cual se notificará personalmente al ofertante  seleccionado en la forma  y términos establecidos para los actos administrativos.

3.3 EFECTOS DE LA ADJUDICACIÓN

Notificada la resolución en forma legal, el adjudicatario se obliga con La Lotería a firmar el contrato dentro del plazo previsto para este efecto. Para su ejecución deberá constituír la Garantía Unica de Cumplimiento, publicar el contrato en el Diario Oficial y asumirá los costos para la legalización y ejecución del mismo.

3.4 PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y LA CONSTITUCIÓN DE LA GARANTÍA:

El proponente favorecido deberá presentarse a suscribir el contrato respectivo dentro del día hábil siguiente a la comunicación de la adjudicación. Igualmente, deberá constituír la garantía dentro del día siguiente a la firma del contrato.

CAPITULO IV
CONDICIONES DEL CONTRATO

4.1 El Contratista se obliga para con la Lotería a suministrar los elementos objeto del contrato a los precios cotizados en la propuesta y según las características, en las cantidades y con la calidad que se detalla en su propuesta.

4. 2 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

La entrega de los elementos objeto de la presente invitación, debe efectuarse en el periodo comprendido entre el  quince (15) y el veintinueve (29) de junio del año 2.004, un plazo de diez (10) días contados a partir de la fecha del perfeccionamiento del contrato, cancelación del anticipo y aprobación de la garantía exigida por LA LOTERIA.

4. 3 FORMA DE PAGO

Para todos los efectos legales y fiscales, el valor que a título de precio se cancelará con ocasión de este contrato, será de VEINTIDÓS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS (’500.000.oo) MCTE, este valor se cancelará en dos contados, uno correspondiente al cincuenta (50%) del valor total, una vez se haya aprobado la garantía otorgada para el mismo y otra correspondiente al restante cincuenta (50%), una vez se haya efectuado la entrega de los bienes objeto de venta, previa presentación de la factura de venta y de la certificación de recibido a entera satisfacción expedida por el Jefe de Recursos Administrativos de La Lotería.

4.4 GARANTÍAS CONTRACTUALES

El Contratista se obligará a constituir a favor de Lotería La Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., garantía única, la cual podrá constituir en una garantía bancaria o en un póliza de seguro, legalmente constituída en Colombia, cuyas pólizas matrices estén aprobadas por la Superintendencia Bancaria, que ampare dos puntos: a) Cumplimiento del Contrato por el 10% del valor del mismo; vigente desde el perfeccionamiento del presente documento, por el término de duración del mismo y cuatro (4) meses más. b) De la calidad de los bienes objeto del presente contrato, por el 30% del valor del mismo, vigente desde el perfeccionamiento del presente documento, por el término de duración del mismo y seis (6) meses más. Así mismo el Contratista se compromete a entrega en La Lotería, el recibo original de caja por concepto de pago de la prima de la póliza única, previa aprobación de la misma.

4.5 IMPUESTOS

El Contratista pagará todos los impuestos, tasas y similares que se deriven de la celebración y ejecución del contrato, de conformidad con las normas vigentes sobre la  materia.

4.6 VIGILANCIA Y CONTROL

La Supervisión será ejercida por quien designa el Gerente de La Lotería, el supervisor queda facultado para hacer las observaciones y recomendaciones necesarias, tendientes al cabal cumplimiento y ejecución del mismo.

4. 7  MULTAS

En caso de que el Contratista se constituya en mora o incumpla injustificadamente total o parcialmente las obligaciones que asume en virtud del contrato, La Lotería podrá imponerle, mediante resolución motivada, multas sucesivas y diarias por el 0.5% del valor total del contrato por cada día de retardo, sin exceder el 10% del valor del mismo y sin perjuicio de hacer efectiva la sanción pecuniaria prevista o de proceder la declaratoria de caducidad.

4.8 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de incumplimiento definitivo por parte del Contratista, de cualquiera de las obligaciones contraídas con las suscripción del contrato o de declaratoria de caducidad; El Contratista conviene en pagar a La Lotería, a título de pena, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, suma que LA LOTERÍA hará efectiva mediante el cobro de la garantía única de cumplimiento o de los saldos que adeude al Contratista, si los hubiere, a su elección, par alo cual se entiende expresamente autorizado con la suscripción del contrato; si esto no fuere posible cobrará por vía judicial, sin que medie requerimiento judicial alguno para constituirse en mora. La aplicación de la cláusula penal no excluye la indemnización de perjuicios.

4.9 FIRMA Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

El contrato se perfecciona con la suscripción por las partes y con la expedición del respectivo Registro Presupuestal. Para su ejecución se requiere de la aprobación de la garantía única de cumplimiento y calidad.

4.10 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

Estará sujeta a lo dispuesto en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1.993, para lo cual se establece un término de cuatro (4) meses, contados a partir de la terminación del contrato por cualquier causa.

4.11. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS.

Se rechazarán las ofertas o cotizaciones en cualquiera de los siguientes eventos:

• Las que no cumplan con los requisitos o no contengan los documentos necesarios para la comparación de ofertas o cotizaciones indicados en los numerales 2.1, 2.2, 2.2.1,2.2.2, de estas condiciones.

• Las que contengan documentos o datos falsos o inexactos.

• Las presentadas extemporáneamente o por  persona diferente del proponente a su apoderado debidamente constituido.

• Cuando cualquiera de los documentos presente tachones borrones, enmendaduras o interlineaciones, a menos que aparezcan, salvadas y con las debidas aclaraciones.

• Cuando la oferta no estuviere firmada por el oferente, representante legal o persona autorizada para ello.

• Las demás que se encuentren consagradas en la Constitución Nacional, la Ley o el marco normativo y residual.

HENRY SILVA MECHE
Gerente General

MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

 Ciudad y fecha ______________________________
 
 
 Señores
 Lotería Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda.
 Calle 26 No.13-19 piso 23
 Ciudad.
 
El suscrito  ___________________ obrando en su calidad de ________, en nombre y representación de ___________ con domicilio en ___________, debidamente autorizado por la Junta de Socios (si es el caso), someto a consideración de la Lotería la Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., una propuesta para el 

 Así mismo, declaro:
 
1.Que en caso de ser favorecidos con la adjudicación, suscribiré el contrato respectivo, obligándome a constituir las garantías exigidas en los pliegos de condiciones.
2.Que he estudiado el pliego de condiciones y sus anexos aceptando integralmente los requisitos y condiciones en ellos contenidos.
3.Que la información aportada con los documentos incluidos en esta oferta me compromete y garantiza la veracidad de las informaciones y datos de la oferta.
4.Que ninguna entidad o persona diferente al suscrito tiene interés en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive.
5.Declaro no hallarme incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades señaladas por la Constitución Política, por la Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias y complementarias que me impidan participar en la presente Invitación y suscribir el contrato.

Atentamente,

FIRMA
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL O PERSONA NATURAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
DIRECCION
TELEFONO

ANEXAR: Autorización para firmar la oferta ( Si es del caso).
 

EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

No. EMPRESA O ENTIDAD CONTRATANTE CONTRATO No. OBJETO FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN VR. TOTAL EJECUTADO ($) INCLUIDO IVA VR. TOTAL EJECUTADO ($) INCLUIDO IVA EN SMMLV
1.
     
2.
     
3.
     
4.
     
5.