Anexos de Convocatoria Pública

ANEXO No. 1

Modelo de Carta de Presentación de la Propuesta

Ciudad y fecha ______________________________
 
Señores
Lotería Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda.
Calle 26 No.13-19 piso 23
Ciudad.

El suscrito  ___________________ obrando en su calidad de ________, en nombre y representación de ___________ con domicilio en ___________, debidamente autorizado por la Junta de Socios (si es el caso), someto a consideración de la Lotería la Nueve Millonaria de la Nueva Colombia Ltda., una propuesta para la explotación del Juego de Apuestas Permanentes en el Departamento de ___________________.  

Así mismo, declaro:

1. Que en caso de ser favorecidos con la adjudicación, suscribiré el contrato respectivo, obligándome a constituir las garantías exigidas en los pliegos de condiciones.
2. Que he estudiado el pliego de condiciones y sus anexos aceptando integralmente los requisitos y condiciones en ellos contenidos.
3. Que la información aportada con los documentos incluidos en esta oferta me compromete y garantiza la veracidad de las informaciones y datos de la oferta.
4. Que ninguna entidad o persona diferente al suscrito tiene interés en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive.
5. Declaro no hallarme incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades señaladas por la Constitución Política, por la Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias y complementarias que me impidan participar en la presente Invitación y suscribir el contrato.

Atentamente,

FIRMA
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL O PERSONA NATURAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
DIRECCION
TELEFONO
ANEXAR: Autorización para firmar la oferta ( Si es del caso). 

ANEXO No 2.

VALOR TOTAL EN LETRAS____________________________________________________

 
_____________________________________________________
FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

ANEXO No. 3

RELACION DE CONTRATOS EN EJECUCION

* Los S.M.M.L.V. se calcularán con base en el S.M.M.L.V. establecido para la fecha de suscripción del contrato con el que se pretende acreditar la experiencia.

EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

* Los S.M.M.L.V. se calcularán con base en el S.M.M.L.V. establecido para la fecha de suscripción del contrato con el que se pretende acreditar la experiencia.

ANEXO 4

PLAN DE COMPRAS DE TALONARIOS

Tipos: Rollo

Manual

Forma Continua.  (Ticket)
 
 

• El registro de formularios de tipo diferente al manual sólo aplicará respecto a los oferentes que incluyeron modalidades que requirieren este tipo de formulario.
• La oferta de utilización de formularios de naturaleza diferente al manual no será objeto de calificación o asignación alguna de puntaje
• La cantidad de talonarios ofrecida se incrementará a partir del año dos mil en un porcentaje mínimo del diez por ciento (10%) para cada concesionario.
• La oferta de talonarios no podrá ser inferior a 2.300 talonarios  para el departamento al cual corresponde esta oferta.

ANEXO No. 5

RED DE MERCADEO
 
RELACION DE COLOCADORES

NOTA. La información correspondiente a la red de mercadeo adicionalmente  debe ser remitida en medio magnético, el cual debe anexarse a la propuesta.

RELACION PUNTOS DE VENTA

NOTA: Este anexo  deberá  remitirse en medio magnético.

ANEXO No. 6

MODELO  CERTIFICACIÓN  CONTRATOS  DE CONCESION

EL SUSCRITO ----------------------------

CERTIFICA

que (Nombre de la empresa) suscribió con esta Entidad, el  Contrato de Concesión  (indicar número del contrato), con la siguiente información: 

• OBJETO:
• VALOR :
• PLAZO: 
• FECHA DE INICIACIÓN:
• FECHA DE TERMINACIÓN:
• CONTRATO EN EJECUCIÓN:
• VALOR EJECUTADO A LA FECHA: $_________________ 
• ÚLTIMO MES DE FACTURACIÓN:  __________________
• OSERVACIONES: (Multas o Sanciones__________________

Para los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal:
 

* CONTRATO EN CONSORCIO:  SI __ NO __ % DE PARTICIPACIÓN: _____

* CONTRATO EN UNIÓN TEMPORAL:  SI __ NO __ % DE PARTICIPACIÓN:  _____

Se expide la presente certificación a solicitud de

_____________________________

FECHA: _______________________________

DIRECCIÓN: _______________________________

TELÉFONOS Y FAX: _______________________________

____________________________________________________________
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL ENTIDAD CONTRATANTE O PERSONA AUTORIZADA

NOTA: la información corresponderá a los periodos comprendidos entre enero 1º de 1998 y Junio 30 de 2003.

ANEXO No. 7

(Proyecto)

CONTRATO DE CONCESION PARA LA EXPLOTACION DEL JUEGO DE APUESTAS PERMANENTES  SUSCRITO ENTRE LA LOTERIA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA. Y ______ No. _____   DE 2004.

Entre los suscritos HOOBERTH OCTAVIO ZARATE CORTES, identificado con Cédula de Ciudadanía No. 91.010.750, quien actúa en su carácter de Gerente y Representante Legal de la sociedad denominada LOTERÍA LA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA., sociedad comercial de responsabilidad limitada con carácter de Empresa Industrial y Comercial de Estado del orden departamental, constituida mediante Escritura Pública No. 8583 del 12 de Diciembre de 1991 otorgada en la Notaría 21 del Círculo de  Bogotá y reformada mediante  Escrituras  Públicas No. 0395 del 14 de Abril de 1993;  0791 de Julio 9 de 1993;  0457 de Mayo 4 de 1994,   0480 de Mayo 11 de 1995 y 0482 de Mayo 20 de 1997, todas de la Notaría 28 del Círculo de Bogotá, con Registro Mercantil No. 483.882 y Nit. No.  860.056.851-2, quien para los efectos del presente contrato se denominará LA  LOTERÍA; debidamente facultado por la Ley y el contrato social para ejecutar todos los actos y celebrar contratos de una parte, y de la otra, ______________mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con cédula de ciudadanía número , quien obra en nombre y representación de_____________, constituida mediante Escritura Pública Nº.    de fecha  de _____ de ________ de la Notaría _____ del Círculo de Bogotá y Nit. _________ debidamente autorizado para el efecto; quien en el presente contrato se denominará EL CONCESIONARIO han convenido celebrar el contrato de concesión, contenido en las siguientes cláusulas, previo el trámite legal del la Licitación Pública No. 00X de 2003 y la Resolución de Adjudicación No.__________ de fecha_______de 2001. PRIMERA: OBJETO.- El objeto del presente contrato lo constituye el otorgamiento de la CONCESIÓN para la explotación del Juego de Apuestas Permanentes por parte de la LOTERÍA NUEVE MILLONARI DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA., a la Sociedad ________________para que por su cuenta y riesgo ejecute directamente el juego de  Apuestas Permanentes  en  el Departamento de xxxxxxxxxxxxx,   bajo el control,  fiscalización  y  supervisión  de la Entidad LOTERIA.  PARAGRAFO: El pliego de condiciones, sus adendas y la oferta del CONCESIONARIO forman parte del presente contrato.

SEGUNDA: VALOR.- El presente contrato tiene un valor inicial  estimado en la suma  de _______________________ ($_____________) M/CTE., (según el resultado de la adjudicación).

TERCERA:  FORMA DE PAGO DE LOS DERECHOS DE EXPLOTACION Y GASTOS DE ADMINISTRACION: En los primeros diez (10) días hábiles de cada mes el CONCESIONARIO deberá presentar la declaración de ingresos del período mensual anterior, así como la autoliquidación mensual de los derechos de explotación y gastos de administración correspondientes, que no podrán ser inferiores a los garantizados como mínimos y el porcentaje del uno por ciento (1%) de los derechos de explotación por concepto de gastos de administración, conforme a lo establecido en la Ley 643 de 2001. El primer pago de anticipo corresponderá a la suma de _____________($________),  equivalente al 75% de los ingresos brutos esperados conforme a lo previsto en el artículo 23 de la Ley 643 de 2001.

CUARTA:  PLAZO DEL CONTRATO.- El plazo de ejecución del presente contrato será de cinco (5) años contados a partir del primero de enero de 2004 hasta el 31 de diciembre del año 2008.

QUINTA: DURACION DEL CONTRATO.-  El término de duración del presente contrato será de CINCO (5) años. Durante este término la LOTERIA podrá hacer efectivas las garantías, imponer multas, sanciones y declarar la caducidad. 

SEXTA: CONDICIONES GENERALES DE LA CONCESION:

1. RENTABILIDAD MÍNIMA GARANTIZADA: EL CONCESIONARIO en forma incondicional garantiza que durante la ejecución del contrato pagará por concepto de derechos de explotación mínimos, la suma de ________ ($____) MONEDA CORRIENTE, de conformidad al siguiente cuadro: 
2. COSTO DE TALONARIOS: EL CONCESIONARIO asume el valor de los talonarios mediante cancelación previa de su elaboración a la entidad concedente, de conformidad al PLAN DE COMPRAS  requerido para este contrato.
3. DERECHOS DE EXPLOTACION:  Son los establecidos en la Ley 643 de 2001 (12%  de los ingresos brutos).
4. En el evento de retardo en el pago de los derechos de explotación y gastos de administración, se causará interés moratorio a la tasa máxima autorizada por la Superintendencia Bancaria, sobre la suma que ha debido ingresar a la CONCEDENTE, interés que se liquidará y pagará inmediatamente reciba la respectiva cuenta de cobro, sin perjuicio de la imposición de multas y otras sanciones.

SEPTIMA:  OBLIGACIONES DEL CONCESIONARIO:

1. Las establecidas en el pliego de condiciones.
2. Cumplir con las normas constitucionales, legales y reglamentarias vigentes y futuras aplicables sobre la explotación del Juego de Apuestas Permanentes.
3. Asumir el costo anticipado de talonarios, conforme al plan de compras.
4. Utilizar en forma exclusiva los formularios oficiales del Juego de Apuestas Permanentes y responder por el uso adecuado de ellos, ejerciendo un estricto control sobre los formularios colocados en el mercado.  Para este efecto, el CONCESIONARIO deberá remitir en medio magnético relación mensual a la LOTERIA, con  indicación de cantidad, serie y numeración de los formularios colocados en el mercado en el mes inmediatamente anterior.  Este documento se anexará a la autoliquidación mensual de derechos de explotación.
5. Informar a la LOTERIA la dirección exacta de sus oficinas, distribuidores, agencias, puestos fijos y puntos de venta donde se realizan las apuestas, en medio magnético.
6. Cada punto de venta deberá estar vinculado o adscrito a una agencia o distribuidor y llevar el número de la agencia a la que pertenece.
7. Registrar ante la LOTERIA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA. su red de distribuidores, agencias y puntos de ventas.  Cualquier cambio, tales como cierres, traslados o aperturas deberán ser informados a la CONCEDENTE dentro de los quince (15) días calendario siguientes a su ocurrencia.
8. Suministrar a la CONCEDENTE la relación de nombres, documento de identificación y domicilio de los administradores, promotores y colocadores, reportando cualquier modificación que surja al respecto.
9. Pagar los premios conforme al plan vigente establecido por el Gobierno Nacional.  Cuando el documento de juego es presentado al operador para su cobro, y éste no es cancelado, el apostador podrá acudir a la jurisdicción ordinaria, conforme al artículo 5°, inciso final de la Ley 643 de 2001, o ante centro de conciliación y arbitramento.
10. Formular las denuncias penales correspondientes contra las personas que exploten ilegalmente el Juego de Apuestas Permanentes y promover las acciones legales para impedir y prevenir la explotación ilegal.
11. Realizar los escrutinios del juego de Apuestas Permanentes en la sede principal o en sus agencias, informando previamente a la LOTERIA la dirección y hora donde se ejecutará esta actividad.
12. Permitir el control de fiscalización a la LOTERIA conforme a las facultades conferidas por el artículo 43 de la Ley 643 de 2001.
13. Suministrar toda la información y colaboración que sea solicitada por la LOTERIA  y en especial la que se requiera para el debido control del Juego de Apuestas Permanentes, permitiendo que los funcionarios ejerzan el control del juego, en cumplimiento de las órdenes impartidas por la misma, así como el ingreso a sus establecimientos, puntos de venta o agencias con el fin de practicar examen sobre los libros, formularios y demás elementos acordes con esta actividad.
14. Anular los formularios mal diligenciados o que presenten tachaduras, borrones o enmendaduras, informando en medio magnético de manera inmediata y en todo caso antes del escrutinio a la LOTERIA, con indicación del número del formulario y fecha.  Estos formularios deben ser incluidos en el libro de registro diario de apuestas y conservarlos físicamente por un término no inferior a tres (3) años.
15. Llevar un archivo en medio magnético (compatible con equipos de la Lotería) en el que se encuentre actualizada diariamente la base de datos que contenga como mínimo: serie y número de formularios vendidos y no vendidos, identificación del distribuidor, promotor o vendedor, con las cantidades, series y números de formularios en poder de éstos.
16. Llevar debidamente diligenciados, registrados y actualizados además de los libros de contabilidad y control de ventas diarias tanto de las agencias como de los puntos de venta, el registro de los talonarios entregados a los vendedores, colocadores o dependientes.
17. Mantener durante la vigencia del contrato, por lo menos, el mismo nivel de patrimonio exigido en el pliego de condiciones.
18. Carnetizar por su cuenta a todos los colocadores y vendedores de su red de comercialización, previo diseño del carné realizado por la LOTERIA. Dichos colocadores o vendedores deberán estar inscritos en el Registro Nacional de Vendedores de Juegos, de acuerdo a la reglamentación que expedirá el Gobierno Nacional.
19. Adelantar por su cuenta y riesgo, intensas campañas publicitarias orientadas al mejoramiento de las ventas, ampliación de cobertura y posicionamiento del producto, bajo las políticas que en este sentido oriente la LOTERIA.
20. Realizar jornadas de capacitación trimestrales en ventas, legislación, atención al cliente y demás temas afines al juego de apuestas permanentes, dirigidas  a distribuidores, vendedores, promotores y colocadores.  De cada una de estas actividades, la LOTERIA deberá estar informada con quince (15) días de anticipación.
21. Incrementar la capacidad tecnológica instalada en un porcentaje mínimo anual del 10% para los años 2004, 2005, 2006 y 2007 con relación al número de terminales ofrecidas en su propuesta. Para tal efecto, deberán remitir en medio magnético relación con indicación de: marca del equipo, serial y modelo. De los equipos ofrecidos en la propuesta, deberá remitir la relación a más tardar, el último día de primer mes de ejecución del contrato.  De los equipos adquiridos para los siguientes años, a más tardar, el último día del mes de enero de cada año.
22. Devolver debidamente relacionados, dentro del mes siguiente a la finalización del contrato, los talonarios que no hayan sido utilizados.
23. La totalidad de los costos de los sorteos adicionales que legalmente pudieren celebrarse, serán asumidos por el CONCESIONARIO.
24. Cada punto de venta tendrá un aviso visible al público que indique el trámite de las reglas de juego a seguir en caso de reclamación por no pago de premios y la prohibición expresa de números.  El modelo de aviso será previamente diseñado por la ENTIDAD CONCEDENTE.
25. Todas las demás inherentes a la naturaleza de este contrato.

OCTAVA:  PROHIBICIONES:  Además de las prohibiciones contempladas en la Ley  y los reglamentos aplicables a este contrato, queda expresamente prohibido al  concesionario, sus distribuidores y promotores, la ejecución de las siguientes actividades:

1. Establecer incentivos, estímulos o pagos en dinero o en especie diferentes a los planes de premios previstos en las normas, sin autorización previa y escrita de la LOTERIA.
2. Jugar con las Loterías o sorteos no autorizados por la Ley o la LOTERIA.
3. Comercializar el Juego de Apuestas en puntos de venta o distribuidores no registrados en la LOTERIA.
4. Realizar los escrutinios de los formularios del Juego de Apuestas Permanentes fuera de la sede principal o de las oficinas registradas en la LOTERIA.
5. Explotar el Juego de Apuestas Permanentes por fuera del Departamento de XXXXXXXXX.
6. Limitar o vetar, por cualquier medio o motivo, la libre escogencia del número o combinación de números en el Juego de apuestas.
7. Comercializar el Juego de Apuestas Permanentes utilizando talonarios adulterados, falsificados o que correspondan a contratos de otras concesiones.
8. Ceder parcial o totalmente el presente contrato, salvo que medie autorización previa y escrita de la LOTERIA.

NOVENA: OBLIGACIONES DE LA LOTERIA.- La LOTERÍA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA. se obliga a: 

1. Contratar la elaboración de talonarios conforme al plan de necesidades presentado por el CONCESIONARIO  y suministrarlos previo el pago de los mismos por parte de este último a la Compañía Impresora seleccionada por la CONCEDENTE, conforme a las condiciones  económicas y técnicas exigidas por LA LOTERIA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA.
2. Ejercer sobre el CONCESIONARIO todos los controles que considere necesarios para lograr la ejecución eficiente del contrato. 
3. Realizar las investigaciones administrativas relacionadas con violaciones a las normas establecidas para el Juego de Apuestas Permanentes.

DECIMA:    GARANTÍAS.- Una vez suscrito el contrato el CONCESIONARIO deberá constituir a favor de la LA LOTERIA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA., la garantía de que trata el numeral diecinueve (19) del artículo veinticinco (25) de la Ley 80 de 1.993, la cual respaldará el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo del CONCESIONARIO frente a la LOTERIA, por razón de la celebración, ejecución y liquidación del presente contrato, la cual se mantendrá vigente durante la ejecución y liquidación  del contrato y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. En todo caso la garantía deberá cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONCESIONARIO en los términos de la respectiva garantía. Dicha garantía deberá ser expedida por un banco o una compañía de seguros legalmente facultado para hacerlo y debidamente autorizados para funcionar en Colombia amparando el siguiente riesgo: DE CUMPLIMIENTO: el diez por ciento (10%) del valor del contrato del primer año y su vigencia será igual al término del  contrato y seis (6) meses más. Esta garantía deberá ajustarse anualmente de acuerdo al mayor valor que presente el contrato hasta su culminación, conforme a la proyección de ingresos de Derechos de explotación.

CONDICIONES ESPECIALES:

a. Cuando la imposición de multas disminuya el valor de la garantía de cumplimiento el CONCESIONARIO deberá reajustar éstas a su valor original.

b. Si el CONCESIONARIO se negare a constituir o prorrogar la garantía única cuando la LOTERÍA  lo exija, se dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre sin que por este hecho la Lotería deba reconocer o pagar indemnización alguna, reservándose en todo caso la Lotería el derecho de pagar por cuenta del concesionario la respectiva prima  cuando éste se niegue a hacerlo y repetirá  contra él por el valor pagado. 

c. La garantía deberá ajustarse siempre que se produzca alguna modificación en el plazo y/o valor del contrato, o en el evento en que se produzca suspensión temporal del mismo.

d. La garantía única se mantendrá vigente hasta la liquidación del contrato garantizado y la prolongación de sus efectos con excepción de garantía de pago de salarios y prestaciones sociales, en los términos antes señalados. 

e. Las garantías no expirarán por falta de pago de la prima o  por revocatoria unilateral. PARAGRAFO: A la garantía de cumplimiento se imputarán las multas y el valor de la cláusula penal pecuniaria.  

DECIMA PRIMERA: MULTAS.- Por incumplimiento parcial de las obligaciones estipuladas en el contrato por parte del Concesionario y como acto independiente de la cláusula penal pecuniaria e intereses de mora, si a ello hubiere lugar, la entidad Concedente podrá imponer multas sucesivas equivalentes al 0.1% del valor del contrato, hasta un máximo del 1% del mismo valor.  Estas multas se aplicarán cuando se presente incumplimiento en las condiciones generales de la concesión establecidas en el pliego de condiciones, en las prohibiciones y obligaciones del CONCESIONARIO. 

DECIMA SEGUNDA: CLAUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento total o parcial del presente contrato,  por parte del CONCESIONARIO, o en el caso de la declaratoria de caducidad del contrato, LA LOTERIA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA., cobrará como indemnización una suma equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total del contrato, a título de pena sin menoscabo del cobro de lo debido y de los perjuicios adicionales que pudieren ocasionarse a LA LOTERIA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA., haciendo efectiva en lo pertinente la GARANTÍA ÚNICA.

DECIMA TERCERA.- CADUCIDAD: Si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONCESIONARIO, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, la LOTERIA por medio de acto administrativo motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.  Se entiende como hecho constitutivo de incumplimiento para efectos de esta cláusula, cuando entre otras causas,  el CONCESIONARIO presente mora superior a treinta (30) días calendario en el pago de derechos de explotación, contados a partir del día siguiente del plazo máximo legal para el pago de estos derechos.

DECIMA CUARTA: SUJECION A LOS PRINCIPIOS DE TERMINACION, MODIFICACION E INTERPRETACION UNILATERALES: Al presente contrato le son aplicables los principios de terminación, modificación e interpretación unilaterales, conforme a los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993.

DECIMA QUINTA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES LEGALES:   El CONCESIONARIO declara bajo la gravedad de juramento no hallarse incurso en las inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones previstas en las leyes, en especial las previstas en la Ley 80 de 1993 y la Ley 643 de 2001.

DECIMA SEXTA: SUPERVISION: La supervisión del contrato estará a cargo de la Subgerencia Comercial de la LOTERIA y para su ejecución se apoyará en el Grupo de Fiscalización.

DECIMA SEPTIMA: LIQUIDACION DEL CONTRATO.- El presente contrato será liquidado dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de su finalización o de la expedición del Acto Administrativo que ordene la terminación unilateral.

DECIMA OCTAVA.- CONOCIMIENTO DEL MERCADO: El CONCESIONARIO declara que conoce y acepta las condiciones del mercado del Juego de Apuestas Permanentes del Departamento de xxxxxxxxxx conforme a los estudios previos elaborados para la Licitación Pública No.00X de 2003, de su comercialización, de la competencia existente y demás aspectos de carácter económico, laboral, fiscal, impositivo, policivo,  que puedan influir en la ejecución del presente contrato de concesión. Dado el conocimiento de estos aspectos, la LA LOTERIA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA., no admitirá reclamos o incumplimientos fundamentados en estos motivos.

DECIMA NOVENA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN.- El presente contrato se perfeccionará con la firma de las partes, para su ejecución se requiere la aprobación de la garantía única;  se deberá publicar en el Diario Oficial, requisito que se entiende cumplido con el pago de los derechos correspondientes y cancelar la totalidad del impuesto de timbre que se genere, por parte del CONCESIONARIO.

VIGESIMA: DOMICILIO.- Las partes acuerdan como domicilio contractual, para efectos del presente contrato la ciudad de Bogotá, D.C., a los  _________ de ____________.

HOOBERTH OCTAVIO ZARATE CORTES
Representante Legal
LOTERIA NUEVE MILLONARIA DE LA NUEVA COLOMBIA LTDA.

REPRESENTANTE LEGAL 
CONCESIONARIO